Les 5: Je afsluiting van het Goede Gesprek af met een kort verslag
Les 5:Sluit het Goede Gesprek af met een goed verslag en afspraken
Een goed verslag
Maak samen het verslag, met zo min mogelijk rompslomp
- Je wilt samen met je leidinggevende de afspraken vastleggen. Zo weet je zeker dat je elkaar goed begrepen hebt.
- Dat doe je het liefst op een hele praktische manier, in duidelijke (concrete) woorden.
- Er worden tijdens een goed gesprek soms afspraken gemaakt over jouw arbeidsvoorwaarden. Die wil je samen goed op papier zetten.
Afspraken zijn het belangrijkste deel van het Goede Gesprek. Daarom gaan we in deze les uitgebreid in over afspraken maken, met twee video’s!
Afspraken maken en waarmaken
Een goed gesprek is vaak “toekomstgericht”. Het gaat dan over de aankomende periode in jouw werk en je ontwikkeling. Daar horen afspraken bij.
Waarom maak je afspraken?
Je maakt samen met je leidinggevende afspraken omdat je met de gesprekken ook echt iets wilt bereiken. Goede gesprekken gaan over de voortgang in je werk en over jouw ontwikkeling. Goede afspraken helpen daarbij en zorgen ervoor dat je in een volgend gesprek samen vaststelt of je op de goede weg bent en of je wat jij belangrijk vindt in je werk ook kunt bereiken. De gemaakte afspraken vormen een rode draad in jouw gesprekken met je leidinggevende.
Oefening: hoe maak je afspraken?
Aan het eind van elk gesprek spreek je wel iets af. Maar hoe doe je dat? Er zijn twee manieren. Wat valt jou op aan deze twee manieren hieronder om de afspraken samen te vatten?
Traditionele Gesprekken
Leidinggevende: We zijn aan het eind van ons gesprek gekomen. Volgens mij kunnen we dit afspreken:
- Jij gaat Willem meer helpen in de omgang met lastige klanten
- We merken dat we steeds meer nieuwe technieken toepassen. Jij gaat een techniek bijleren. Ik kijk welke cursussen nuttig voor je zijn
- Je wilt graag carrière maken. Ik ga eens met P&O van het hoofdkantoor praten en vragen wat we te bieden hebben.
de Goede Gesprekken
Leidinggevende: We zijn aan het eind van ons gesprek gekomen. Als je even terugkijkt, wat kunnen wij dan afspreken?
Medewerker: Ik ga eens met Willem praten en vragen hoe ik hem kan helpen in zijn omgang met klanten. En ik ga eens in de opleidingencatalogus kijken welke opleiding echt iets toevoegt.
Leidinggevende: En we hebben het ook over je loopbaan gehad. Hoe wil je dat aanpakken?
Het verschil zit in het evenwicht
Je ziet in de twee voorbeelden hierboven
- Wie met ideeën voor de aanpak is gekomen
- Hoe betrokken voel je je als medewerker
- Wie doet hierna al het werk?
- En hoe zit het met de gelijkwaardigheid?
Wat spreek je af?
Je herkent vast als medewerker dat jij aan concrete afspraken veel meer hebt dan aan algemene (vage) afspraken. Je weet dan veel duidelijker wat er van je verwacht wordt. Laten we het voorbeeld van hierboven nemen.
Algemeen
Medewerker: Ik ga eens met Willem praten en vragen hoe ik hem kan helpen in zijn omgang met klanten. En ik ga eens in de opleidingencatalogus kijken welke opleiding echt iets toevoegt.
Leidinggevende: En we hebben het ook over je loopbaan gehad. Hoe wil je dat aanpakken?
Medewerker: Ik zal eens bellen met het hoofdkantoor.
Concreet
Medewerker: Ik ga eens met Willem praten en vragen hoe ik hem kan helpen in zijn omgang met klanten. Leidinggevende: Hoe ga je dat aanpakken?
Medewerker: En ik ga eens in de opleidingencatalogus kijken welke opleiding echt iets toevoegt. Leidinggevende: Neem daar volgende week even de tijd voor en laat me de maandag erna weten wat je een goede keus lijkt.
Leidinggevende: En we hebben het ook over je loopbaan gehad. Hoe wil je dat aanpakken? Medewerker: Ik bel volgende week met P&O op het hoofdkantoor. Laten we de maandag erna een korte afspraak maken om het te hebben over opleidingen en mijn loopbaanmogelijkheden.
Je ziet het verschil tussen de ‘algemene’ afspraken en de ‘concrete’ afspraken. Bij de concrete afspraken is duidelijk
- Wie het doet
- Wat er wordt aangepakt
- Wanneer het vervolg is.
De ervaring leert dat dat soort afspraken meer succes hebben. Dat jij je als medewerker veel meer betrokken voelt en enthousiast bent om aan de slag te gaan. En je bent zelf met ideeën gekomen die volgens jou gaan werken.
Hoe gaat dit in de praktijk?
Wij willen afspraken op een gelijkwaardige manier maken en zo concreet mogelijk maken. Dit gaan we ‘toetsen’ bij Monique …
Wat vond jij het verschil tussen het eerste gesprek en het tweede?
We keken nog even terug op de manier waarop Jeroen en Monique een gesprek beëindigen. Je ziet dat in het tweede gesprek.
- Ze werken de afspraken zo goed mogelijk uit. Dat wil zeggen: Wie doet het? Wat gaat er gebeuren? Wanneer is het geregeld?
- Helemaal duidelijk zijn de afspraken nu nog niet. Daarom maakt Monique een vervolgafspraak om dat over een week te doen.
Onze tip voor het Goede Gesprek:
Het Goede Gesprek beëindig je met afspraken. De gemakkelijkste manier om dat goed te doen is aan het van het gesprek deze vraag te stellen:
Laat mij even opschrijven welke afspraken we nu hebben gemaakt.