Les 4: Afspraken maken en afspraken waar maken
Les4:Afspraken maken en waar maken
Een goed gesprek is vaak “toekomstgericht”. Het gaat dan over een aankomende periode. Daar horen afspraken bij. Afspraken in het Goede Gesprek zijn het onderwerp van deze les. De toets is dit keer aan het eind van de les.
Waarom maak je afspraken?
Je maakt samen afspraken omdat je met de gesprekken ook echt iets wilt bereiken. Goede gesprekken gaan over ontwikkeling en vooruitgang. Goede afspraken helpen daarbij en zorgen ervoor dat je in een volgend gesprek samen vaststelt dat de medewerker zich ontwikkeld heeft; een stap heeft gezet. De gemaakte afspraken vormen een rode draad in je gesprekken met medewerkers.
Hoe maak je afspraken?
Aan het eind van elk gesprek spreek je wel iets af. Maar hoe doe je dat? Er zijn twee manieren.Wat valt je op aan deze twee manieren hieronder om de afspraken samen te vatten?
Traditioneel leiding geven
We zijn aan het eind van ons gesprek gekomen. Volgens mij kunnen we dit afspreken:
- Jij gaat Willem meer helpen in de omgang met lastige klanten
- We merken dat we steeds meer nieuwe technieken toepassen. Jij gaat een techniek bijleren. Ik kijk welke cursussen nuttig voor je zijn
- Je wilt graag carrierre maken. Ik ga eens met P&O van het hoofdkantoor praten en vragen wat we te bieden hebben.
Modern leiding geven
Leidinggevende: We zijn aan het eind van ons gesprek gekomen. Als je even terugkijkt, wat kunnen wij dan afspreken?
Medewerker: Ik ga eens met Willem praten en vragen hoe ik hem kan helpen in zijn omgang met klanten. En ik ga eens in de opleidingencatalogus kijken welke opleiding echt iets toevoegt.
Leidinggevende: En we hebben het ook over je loopbaan gehad. Hoe wil je dat aanpakken?
Het verschil zit in het evenwicht
Je ziet in de twee voorbeelden hierboven
- Wie doet hierna al het werk?
- Wie heeft straks de verantwoordelijkheid?
- Aan wie ligt het als van de afspraken niet alles uitkomt?
- En hoe zit het met de gelijkwaardigheid?
Wat spreek je af?
Elke manager weet dat concrete afspraken meer opleveren dan algemene (vage) afspraken. Laten we het voorbeeld van hierboven nemen.
Algemeen
Medewerker: Ik ga eens met Willem praten en vragen hoe ik hem kan helpen in zijn omgang met klanten. En ik ga eens in de opleidingencatalogus kijken welke opleiding echt iets toevoegt.
Leidinggevende: En we hebben het ook over je loopbaan gehad. Hoe wil je dat aanpakken?
Medewerker: Ik zal eens bellen met het hoofdkantoor.
Concreet
Medewerker: Ik ga eens met Willem praten en vragen hoe ik hem kan helpen in zijn omgang met klanten. Leiding gevende: Hoe ga je dat aanpakken?
Medewerker: En ik ga eens in de opleidingencatalogus kijken welke opleiding echt iets toevoegt. Leidingevende: Neem daar volgende week even de tijd voor en laat me de maandag erna weten wat je een goede keus lijkt.
Leidinggevende: En we hebben het ook over je loopbaan gehad. Hoe wil je dat aanpakken? Medewerker: Ik bel volgende week met P&O op het hoofdkantoor. Laten we de maandag erna een korte afspraak maken om het te hebben over opleidingen en mijn loopbaanmogelijkheden.
Je ziet het verschil tussen de “algemene” afspraken en de “concrete” afspraken. Bij de concrete afspraken is duidelijk
- Wat er wordt aangepakt
- Wanneer het vervolg is.
De ervaring leert dat dat soort afspraken meer succes hebben. Dat er meer resultaat van komt.
Hoe gaat dit in de praktijk?
Wij willen afspraken op een gelijkwaardige manier maken en zo concreet mogelijk maken. Dit gaan we “toetsen” bij Monique.
Vragen over deze video:
Denk nog even na over de manier waarop Monique een gesprek beëindigt. Gebruik daarvoor deze drie vragen:
- Hoe concreet worden de afspraken die de medewerker en Monique maken?
- Hoe gaat het met de “gelijkwaardigheid” in haar gesprek?
- Wat valt je nog meer op?
Antwoorden
Hieronder zie je onze antwoorden op de vragen.
Je kunt ook zo naar de video kijken:
Gelijkwaardigheid én Regie
In dit gesprek heeft Monique de regie: zij heeft de leiding over het gesprek. Tegelijkertijd zorgt zij steeds weer voor gelijkwaardigheid: Zij vraagt naar zijn punten en naar zijn samenvatting. Zij vraagt hem om zelf in actie te komen. Zij vraagt hem om de afspraken op te schrijven. Dat alles leidt ertoe dat de medewerker echt mee gaat doen: Hij denkt mee, werkt eraan mee en schrijft mee.
Afspraken én voortdurend in gesprek
Je hebt de gesprekken ook om er samen resultaten mee te bereiken. Daarvoor doet Monique dit: Ze werken samen afspraken uit die heel praktisch (concreet) gaan worden. Goed uitgewerkte afspraken leiden vaak tot betere resultaten. Daarnaast maakt zij ook al een vervolgafspraak. Als zij die afspraken vaker met elkaar hebben, blijven zij voortdurend in gesprek. Ook dat helpt bij het bereiken van resultaten.
Onze afspraken werken niet! Wat nu?
Je zult dit vast herkennen. Soms heb je afspraken met elkaar gemaakt en komt het er toch niet van deze te realiseren.
Je medewerker
- Heeft andere zaken in het werk die belangrijker zijn om op te pakken
- Merkt dat het toch lastiger is om met iets aan de slag te gaan
- Heeft meer hulp nodig bij de uitvoering of loopt tegen dingen aan in de praktijk
Jijzelf
- Hebt afspraken met heel veel teamleden
- Bent afgeleid door ander werk dat ook belangrijk is
- Bent het vergeten
- Hebt iemand in de organisatie wel een vraag gesteld; maar hebt nog geen antwoord
Dan is de vraag: wat gaan jullie eraan doen? Het Goede Gesprek doe je door samen in gesprek te blijven. Als er een probleem is, los je dat samen vast op.
Onze tip om afspraken te verbeteren
Plan op korte termijn een (korter) gesprek in waarin je even bespreekt hoe het gaat met de lopende afspraken. En wat er nog aan moet gebeuren.
Het levert vaak weinig op als je “op elkaar gaat wachten” . Je hebt de beste resultaten als je steeds een vervolgafspraak hebt. Die afspraak
- kan het duwtje in de rug zijn, dat je medewerker of jijzelf even nodig hebt (of de deadline)
- kan helpen doordat er even een vraag wordt besproken of een klein probleem wordt opgelost
Vandaar dat we vaak zeggen
Voortdurend samen in gesprek, dat is het Goede Gesprek